Office Management
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Ordnungssystem Classei
ist Ablagesystem und Schriftgutverwaltung in einem.

Ordnung muss sein. Das Ordnungssystem Classei ist ein Sofort-Ordnungssystem oder Schnell-Ordnungs-System, das übliche Ablagesysteme vorteilhaft ersetzt. Es ist Ablagesystem, Ordnungssystem, Aktenorganisation und Schriftgutverwaltung alles in einem. Das Ordnungs-System Classei, auch Sofort-Ordnungssystem oder Schnell-Ordnungs-System genannt, ist eine Abkehr von der üblichen Hebelordner (Aktenordner oder Briefordner) und Hängemappen-Registraturen. Es hat sich gezeigt, dass diese teilweise über 120 Jahre alten Registratur-Methoden nicht mehr zeitgemäß sind. Die Hängeregistratur wurde 1893 auf der Weltausstellung in Chicago präsentiert.
Das Classei-Ordnungs-System ist ein neues Konzept, das sich inzwischen seit Jahren in der Praxis bewährt hat.

Angesichts der Computer-Dokumenten-Management Systeme geht man heutzutage  allerdings davon aus, dass die genannten überholten Methoden bald ihr Zeitliches gesegnet haben. So hofft man, bald auf alles Papier im Büro verzichten zu können. Die Wirklichkeit bestätigt das derzeitig jedoch noch nicht, denn viele Menschen wollen nicht auf das Papierene verzichten. Zugegeben, der Datenträger hat auch seine Vorteile. Er ist unabhängig vom Computer, von nicht selten auftretenden Computer-Abstürzen, Stromausfällen usw. nicht zu reden.

Es ist deshalb legitim, darüber nachzudenken, wie man eine schnelle und vernünftige Ordnung auch in den Papiersachen installieren kann und nicht unbeträchtliche Kostenersparnisse durch Arbeitsvereinfachung, Raum- und Zeitersparnisse  erreichen kann.

Das Classei-Sofort-Ordnungssystem oder Schnell-Ordnungs-System ist ein bewährtes durch REFA-Methodik entwickeltes Verfahren, das erstaunliche Ergebnisse zeitigt. Es basiert auf so genannten Ordnungs-Mappen oder Orga-Mappen, die mit selbstklebenden Orga-Tabs (Reiter) gekennzeichnet in Orga-Boxen abgestellt werden. Der bisher übliche Arbeitsablauf im Büro kann damit grundlegend verbessert werden. So wird z.B. bei der Entstehung und Bearbeitung eines Vorgangs eine Orga-Mappe angelegt, die alle bei der Bearbeitung entstehenden Schriftstücke erfasst. Das nennen wir Sofort-Ordnung. Nach der Bearbeitung sind so automatisch alle Schriftstücke des Vorgangs in der Mappe geordnet aufbewahrt. Eine nachträgliches Ablegen mit Sortieren, Lochen und Abheften entfällt vollständig.

Ein besonderer Vorteil ist dabei, dass das Classei-System mit der Carma-Organizer Software hervorragend zusammenarbeitet. So können im Records-Organizer Folder (entspricht den Orga-Mappen) sowohl für digitale wie physische Akten angelegt werden. Alle Dokumente und Schriftstücke sind damit im Computer bestens verwaltet.